Yalın Dönüşüm’ü gerçekleştirmenin en kritik koşullarından biri doğru bir ekip ve lider ile işe başlamaktır. Futbol, basketbol ve takım içerikli tüm spor müsabakalarından hepimizin bildiği gibi büyük başarılar sağlam ekiplerle kazanılır. Burada ekibe liderlik edecek kişiden ekibin üyelerine; tüm ekibin yetki ve sorumluluklarından Yalın Ofis yapısına kadar tüm detayların en ince ayrtıntısına kadar düşünülmesi gereklidir.
1- YALIN DÖNÜŞÜM KAVRAMIYLA BARIŞIN
Yalın Dönüşüm, bir iki kişinin liderliğinde yürüyecek ve şirketi uçuracak bir dönüşüm değildir. Proje ise HİÇ değildir. Öncelikle Yalın Dönüşüm’ü başlangıcı ve bitişi olan bir proje olarak algılamaktan ve bittiğinde kurtulacağınız bir angarya olarak düşünmekten kurtulun! Yalın Dönüşüm ne bir iki yıl içinde nihayete ereecek bir proje ne de şirketinizi karlılığa götürecek bir araçtır. Yalın Dönüşüm şirketinizin büyüme stratejisi ve amacıdır. Ancak bunu anladıktan sonra şirket içinde sağlıklı bir Yalın Dönüşüm başlatabilirsiniz.
2- YALIN DÖNÜŞÜM LİDERİNİ SEÇİN
Amacınızı doğru belirledikten sonra ilk işiniz bu faaliyeti yürütecek bir ekip ve bu ekibe liderlik edecek birini belirlemektir. Bu Yalın Dönüşüm lideri saha ile ilişkileri kuvvetli, sahayı, çalışanları bilen şirket için tecrübe sahibi, analitik altyapısı kuvvetli biri olmalıdır. Sakın çaylak bir mühendise (ya da çalışana – illa mühendis olmalı diye bir kaide yok) işleri bırakıp Yalın’ın angrayalarından kurtuluruz sanmayın! Yalın ilk başta angarya işleri olan ancak sistem kurulduktan sonra herkesin işin içine dahil olduğu için yetkilerin paylaşıldığı bir sistemdir. İlk etapta Yalın Dönüşüm liderine fazlasıyla yük binebilir; ancak gerek dışarıda gerek fabrika içerisinde deneyimi olmayan saha ile ilişkileri kuvvetli olmayan birinin Yalın Dönüşüm Lideri olarak ilan edilmesi ölü doğum yapmış bir dönüşümün erken habercisi olacaktır.
Çok kuvvetli Yalın bilgisine sahip olan deneyimli biri o işletmede Yalın Dönüşüm lideri olarak işe başlarsa da sonuç değişmeyecektir. Çünkü Yalın Dönüşüm Lideri müdür-direktör seviyesinin bir kademe altında görev alan bir kişiden seçilmelidir. Siz böyle birini işe aldığınızda saha irtibatını ve samimiyetini bulamazsanız Yalın Dönüşüm’ün ipini erken çekmiş olursunuz.
3- YÜRÜTME KOMİTESİNİ BELİRLEYİN
Yalın Dönüşüm Lideri müdür-direktör seviyesinin bir kademe altında olacağına göre bu kişiyi destekleyecek bir ekibin, yani yürütme komitesinin normal organizasyon yapısında olduğu gibi Yalın Dönüşüm Liderinin öncülünde görev alacak uzman ya da yeni mühendis seviyesindeki eş ya da alt kademeden biri olması gerektiğini düşünebilirsiniz; ancak yanılırsınız. Yürütme komitesi yapısı normal organizasyonun tam zıttı şekilde yapılandırılmalıdır. Yalın Dönüşüm Lideri’nin liderlik ettiği ekip; normal organizasyon yapısında ona liderlik eden pozisyon seviyesindeki kişilerden, yani müdür ve direktörlerden seçilmelidir. Bunun sebebi “hizmetkar liderlik” kavramının ilk tohumlarını bu yapı ile atmaktır. Yalın Dönüşüm Lideri tarafından liderlik edilen kişiler aslında işlerin yürümesi için işleri kolaylaştıran birer hizmetkar gibidirler.
İkinci konu Yürütme komitesinde görev alacak pozisyonlarla ilgilidir. Bu pozisyonlar iyileştirme çalışmalarının sağlıklı bir şekilde yürümesinde görev alacak tüm birimlerin müdürlerini kapsamalıdır. İyileştirme çalışmaları şirketin her kademesinde ve her prosesinde olacağına göre; yürütme komitesi de müdür-direktör seviyesindeki kişilerin tamamına yakınından oluşmalıdır. İlk etapta, üretim, planlama, kalite, satın alma, bakım departmanları daha ağırlıklı olarak göre alıyor gözükebilir; ancak başından sonuna kadar Yalın Dönüşüm yolculuğunun nasıl gittiğine diğer birim direktörlerinin de şahitlik etmesi gereklidir.
4- SAHA İLE İRTİBATI KURACAK BİRİNE İHTİYACINIZ VAR
Yalın Dönüşüm Lideri öncülüğünde kurduğunuz yürütme komitesinin görev ve yetkileri sahadaki iyileştirme çalışmalarının yürütülmesini sağlamak olduğuna göre saha ile irtibatı kuvvetli birine mutlaka ihtiyacınız olacaktır. Eğer saha ile bağlantıyı düzgün kuramaz operatörler ile olan diyaloğunuzu kuvvetli tutamazsanız, yürütülen tüm iyileştirme çalışmaları kağıt üstünde kalır. İlk etapta bir ivmelenme olsa da hatır-gönül işi için yapılan çalışmalar bu bağlantının yokluğunda silinir gider. O yüzden Yalın Dönüşüm Lideri ile çok sıkı şekilde bağlantılı olacak; aynı zamanda üretim direktörü ile de ilişkileri iyi olan ve sahadaki operatörler tarafından bir “ağabey” gibi sevilen bir figür Yalın Dönüşüm çalışmalarının sağlıklı bir şekilde devamı için olmazsa olmaz koşuldur. Sadece ofis insanlarının varlığında yürüyen bir Yalın Dönüşüm ya çok “Snob” kalır ya da yavaş yavaş kaybolmaya başlar.
5- YALIN OFİSİ KURUN
Yalın Dönüşüm liderini ve yürütme komitesini ve saha ile irtibatı kuracak kişiyi belirledikten sonra geriye sizi muhatap kılacak bir mekana ihtiyaç var. Bir Yalın Dönüşüm çalışması bu çalışmayı yürüten ekip kadar fiziksel varlığını hissetirecek olan bir ofise de ihtiyaç duyar. Mevcut organizasyondan koparılıp Yalın Dönüşüm Lideri ve saha sorumlusu olarak görev almaya başlayan kişiler %100 bu işe angaje olacakları için onları eski ofis ortamlarında tutmak, yeni işlerine adaptasyonlarını imkansız kılar. Diğer departmanlardan izole; ancak mümkünse üretimin göbeğinde ve kapısı istenildiği zaman herkese açık olan bir Yalın Ofis mutlaka tahsis edilmelidir. Yürütme Komitesi’ndeki herkes ve Değer Akış ekipleri burada iyileştirme faaliyetlerini koordine etmeli ve bu ofisi hiç bir zaman boş bırakmamalıdırlar. Yürütme Komitesi toplantılarını bile burada yapabilir hale gelebilirseniz; hem insanların bu çalışmaya olan aşinalığını artırır; hem de daha motive bir çalışma ortamı yaratırsınız. Yalın Ofis’e üst yönetimi de davet ederek yaptığınız çalışmaları sunmalısınız. Yalın Dönüşüm’e olan inancı ve üst yönetimin desteğini ancak bu şekilde sürekli kılabilirsiniz.
6- TOPLANTI SUNUM VE RAPORLAMA STANDARTLARINI BELİRLEYİN
Yalın Dönüşüm Ofisi’ni de oluşturduktan sonra sizin de bir kurumsal standart belirlemeniz gerekmekte. Hem sunum, hem de rapor formatlarınızı standart hale getirmeli; Yalın Dönüşüm Kapsamında oluşturduğunuz tüm dokümanları düzgün bir şekilde her yerde uygulamalı ve yaptığınız iyileştirmeleri muhakkak standartlarla gelişmeye açık hale getirmelisiniz. Yalın Yürütme Komitesi toplantılarını her hafta aynı gün ve aynı saatte yaparak ve toplantı gündemini kısa ve öz tutarak Yalın Dönüşüm’ü hem akıllarda hem de takvimlerde kalıcı bir yere taşımalısınız.
7- METRİKSİZ VE AKSİYON PLANSIZ İŞ YAPMAYIN
Geçen haftaki 7 Adımda Yalın Dönüşüm’e İkna Etmek başlıklı yazımda anlattığım üzere metrikleriniz olmadan yürütmekte olduğunuz otomobili ya da uçağı nasıl yönetemiyorsanız; aynı durum şirket için de geçerlidir. Yalın Dönüşüm ekibi olarak göreviniz hem mevcut metrikleri değerlendirerek gerekliliğini ve etkinliğini sorgulamak; hem de eğer gerekiyorsa yeni metrikler ile performansı ve aktiviteleri sıkı bir şekilde takip etmektir. Üst yönetimi memnun etmenin en önemli yollarından biri bu metriklerden ilgili olanları makul bir dille onlara anlatmaktır. Unutmayın metriklerinizi P,Q,C,D,S,M (Üretkenlik, Kalite, Maliyet, Teslimat, Güvenlik, Motivasyon) başlıkları altında sınıflandırmalısınız; ancak tutup da bu veriler yerine yerine pnömatik arızaların seyrini üst yönetimle paylaşırsanız aynı frekansı yakalayamadığınız için ilgi çekiciliğinizi kaybedersiniz. Bu yüzden üst yönetimin ilgisini daha çok çekecek metriklerden söz etmelisiniz. Aksiyonlarınızın tamamını bu metriklerle ilişkilendirerek gelişiminizi takibe almalısınız. Eğer sadece gönlünüzden geçen ya da tecrübelerinize dayanarak başlattığınız iyileştirme çalışmaları ile işe başlarsanız; hangi metriğe etkidiğini bilemediğiniz için üst yönetimi ikna ediciliğiniz ortadan kalkar. Belki kazanç hesabıyla biraz ilgi çekebilirsiniz; ancak bu uzun sürmeyecektir. Unutmayın: “Ölçmediğiniz şeyi iyileştiremezsiniz!”
8- ÜST YÖNETİMİ HABERSİZ BIRAKMAYIN
Üst Yönetimin haberdar olmadığı bir Yalın Dönüşüm en büyük destekçisini kaybedeceği için kısa sürede ölüme mahkumdur. Üst Yönetim yapılan çalışmalardan ve gelişmelerden haberdar olmalı; yürütme komitesi kadar bu dönüşümü desteklemek konusundaki desteğini geri çekmemelidir. Bunun yolu Yalın Ofis’e davet edilen periyodik toplantılarla metrikler ve çalışmalardan haberdar olan ve sorgulamaya teşvik edilen üst yönetimden geçer.
Sevgiler
Can Yükselen
