5S Sadece Tertip ve Düzen Mi?

Yalın Dönüşüm‘e başlayan birçok firmada ilk soyunulan iş 5S oluyor. Bir heyecanla ortalık temizlenip düzenlenip Yalın‘a ilk adım atılıyor. Ya da galiba öyle zannediliyor. Çünkü birkaç hafta -ya da eğer biraz daha dirayetli bir firma ise birkaç ay sonra “5S yaptık oldu!” denilen bölgenin işletme Yalın‘a başlamadan önceki halinden hiç bir farkı kalmıyor. Kaldı ki işletme de 5S yapmakla Yalın olmuyor.

Peki ama neden?

Öncelikle şu konuda bir hellalleşelim. Yalın demek 5S demek değil; 5S demek Yalın demek hiç değil! Ama ne yazık ki gittiğim birçok firmada “Biz daha önce Yalın’a biraz başlamıştık; ama sonra bıraktık!” diyenlere “Peki neler yaptınız” diye sorduğumda üretim sahasındaki tozlu 5S afişlerini ve silinmeye yüz tutmuş yürüme yolu çizgilerini görüyorum.

Yalın eğer buysa; hasteneler metro durakları, falan Yalın’da son nokta! Birincisi Yalın 5S’e indirgenecek kadar ucuz bir şirket politikası değil; ikincisi ve daha da önemlisi 5s, sadece tertip düzen ve temizlik olarak küçümsenecek bir Yalın Araç değil. 3 haftadır yazdığım gibi, işin içine kültür, disiplin ve iç motivasyonu koymadan Yalın Araçlardan fayda beklemek, koca bir takım çantası alıp evdeki tüm arızaların giderilmesini ummaktan farksız!

Evet 5s fabrikada tertip düzen temizlikten bahsedebilir, ama dikkat ederseniz bu üç kelime 5s’in ilk 3S’ine tekabül ediyor. Nedir bunlar? 1.S: Ayıklama, 2.S: Düzenleme, 3.S: Temizlik… E peki sonra? 4 ve 5.S’ler nerede?

“Onlar disiplin, süreklilik falan, hikayeden S’ler. Önemli olan ilk 3S’i bitirmek!” diyenler ilk başta anlattığım tablonun ressamları zaten. Elbette ilk 3S önemli; ama 4. ve 5. olmadan bu işin fayda getirmesini beklemek imkansız! 5S ,5 sütundan oluşan ve Yalın Dönüşüm faaliyetleri üzerinde şekillenen bir ev ise; bu evin ana taşıyıcı kolonları, 4. ve 5.S… Tertip düzen temizlik ise bu evin yardımcı kolonları.

“İyi hoş diyorsun Yalın Danışman; ama nasıl olacak bu iş?” diyenlere elbette çözüm önerisi vermeden bu yazıyı bitirmeyeceğim. İşin sırrını anlatmadan; fayda beklemek sadece teorisyenlerin işi. Uygulama yaparak bu işi pratik etmiş bir olarak elbette çözümlerim var.

Öncelikle başta anlattığım ön yargılardan bi sıyrılmak lazım. Ortalıktaki şeyleri ayıklayıp ortalığı silip süpürdükten sonra herşeyin bittiğini düşünmemelisiniz. Gerçekten 2.S’in hakkını verdiniz mi? Önce bu soruyu cevaplayın! Ayıkladıklarınızdan arda kalanları düzenlerken kolay ulaşılabilirlik, görsellik, ergonomiklik ve kontrol edilebilirliği ne kadar gözettiniz? Raflara malzemeleri öylesine yerleştirdiniz mi? Etiketler ile objeleri tanımlayıp karşımayı önleyecek bir yöntem geliştirdiniz mi? Renkler ve görsel öğeler ile kolay bulunabilirliği gözettiniz mi? Yerleştirme esnasındaki düzenlemeyi o bölgede çalışanların ergonomik koşullarını göz önüne alarak mı gerçekleştirdiniz?

“Çoluk çocuk muyuz biz, ne öyle renkler falan?” demeyin sakın. Bu renkler sayesinde kazandığınız görsellik ile işlerinizin ne kadar kolaylaşacağını gördüğünüz zaman bana hak vereceksiniz. Buradaki ikinci en büyük yargı, bu renklerin, okların, şekil ve rakamların ortalığa hoş görünmek için yapıldığı yalanıdır. Bunun arkasındaki gerçek maksadı anlayanlar, gerçekten 5S yapan kişilerdir.

Bu anlattığım sadece 2.S ile ilgili olan şeylerdi. Ya peki 3.S?

Temizlik deyip geçmeyin, bu temizliği hangi sistematik ile yapacaksınız? Temizlik bölgeleriniz neresi? Temizlik araçlarınızı tanımladınız mı? Hangi sıklıkla kimler nasıl ve ne kapsamda bir temizlik yapacak? Bunları tanımlayıp formlar ile desteklemeden “temizle oğlum şuraları!” demekle bu iş ne sahiplenilir ne de sürekli hale getirilebilir.

Kaldı ki iş sadece düzenleme ya da temizlik ile bitmiyor. Herkes kendi bölgesini sahiplendi mi? Tertip düzeninden temizliğinden sorumlu mu? Bir sorun yaşandığında bunu ilgileler bildirecek bir sistematik mevcut mu? Alınan önlemler sadece bir şeyleri örtbas etmek için mi; yoksa anormallikleri kolayca fark edip müdahale edilecek cinsten mi? Kirlilik kaynakları kök nedeni ile tespit edilip müdahale edilebiliyor mu? Kontol listeleri ile bu işin SÜREKLİLİĞİ  sağlanmış mı? Form ve kontrol listeleri bu işin SÜREKLİLİĞİNİ sağlamaya yetiyor mu?

Ne kadar çok süreklilik kelimesi kullandığımı fark ediyorum. zaten en başından beri anlattıklarımın hepsi Düzenleme ve Ayıklama’dakiler de dahil olmak üzere 4.S ile ilgili. Formlar, listeler, periyotlar, tanımlar, dokümanlar 4S’in ta kendisi.

“Bunlar da tamam!” diyorsanız 5.S’e geleyim.

5.S ise Disiplin. İyi ama nedir bu disiplin? Hepimizin lise ortaokulda gönderilmekten korktuğumuz öcü bir kurum mu; yoksa insanları motive etmesi gereken 5S’in dinamosu mu? Sahadaki 5S faaliyetlerinden Eğitim faaliyetleri, yaygınlaştırma organizasyonları, 5S bayrağı asma faaliyetleri, 5S rallileri bu disiplini motivasyon unsuru ile birleştiren etkili araçlardan birkaçı. Bir de aylık 5S denetimleri var tabii! Onları da teftiş sanıp; korkup kaçanlar var. “Bu dolap niye dağınık? Takımlarını niye kaybediyorsun? Bu makina neden yağ kaçırıyor?”  diye müfettiş tavrı takınmak değil 5S denetimi! Aksine 5S denetimleri bir teftişten ziyade çalışma bölgesindeki ihtiyaçları ve eksikleri mutabakatla dile getirmenin en güzel yolu.  5S, çalışma bölgesinden sorumlu olan kişinin problemlerini dile getirip; “Bu takımlar yetersiz olduğu için alıp vermekten kayboluyor; dolabımda yeterli raf olmadığı ve tanımlanmadığı için dağılıyor, bu makinanın periyodik bakımı yapılmadığı için yağ kaçırıyor” diye herşeyi cesurca açıklayabilmesinde gizli. Bunun yolu da demokratik ve adil bir yönetim yapısını hayata geçirmekte saklı! Demokratik, sahanın söylediklerini kulağına küpe yapan, denetim faaliyetlerini sahada teftiş değil de kendine bir özeleştiri fırsatı olarak gören yönetim vizyonu 5.S’in gerçek neferi olacak! Bu geri bildirimlerle sahayı düzenleyip 5S’i disipline ve sürekli kılacak!

Eğitimler, formlar, dokümanlar, kontroller, organizasyonlar, teşvik sistematiği, özeleştiri denetimleri vs… Tüm bunları angraya gören zihniyet tasnif edilmedikçe, 5S, maksimum 3-4 ay süren 3S faaliyetlerine tıkılıp kalır o da “Yalın Başarısız oldu!” diye yaftalanır.

Aman siz siz olun Yalın’ı 5S sanıp; “Olmadı bu!” diye kaldırıp atanlardan uzak durun!

Sevgiler

CY