Yalın’ın Kazanımlarını Ölçmek

Yalın Dönüşüm’ün israfları ortadan kaldırdığı, herkes tarafından bilinen bir gerçek; ancak Yalın’ı tam olarak benimsememiş şirket yöneticileri ve/ya stratejik karar vericilerin sorduğu soru şu: “Yok edilen israfların bana maddi getirisi ne oldu?”

Geleneksel maliyet muhasebesi yaklaşımları ile bu sorunun cevabını vermek ne yazık ki oldukça zor. Bugüne kadar Kaizen kazanımlarının hesaplamalarını yaparak Yalın’ın maddi getirisini bir şekilde ölçmeye çalışsak da hesapladığımız rakamların bilançoya tam olarak öyle yansımadığını görüyoruz.

“Muhasebe kelimesini duyunca yazıyı sakın bırakmayın. Zira bu konu hepimizi belki şu ana kadar yaptıklarımızdan çok daha fazla ilgilendiriyor. Yönetimi ikna etmeniz buna bağlı çünkü!”

GELENEKSEL MALİYET MUHASEBESİ vs. YALIN MALİYET MUHASEBESİ

Geleneksel maliyet muhasebesi, kitle ekonomisi varsayımlarına göre kurgulanmış bir maliyet muhasebesi. Günümüz koşullarında hele hele Yalın Dönüşüm yolculuğuna başlamış bir işletmede, maliyetleri geleneksel yöntem ile kontrol altına almak ve yönetsel kararları bu doğrultuda vermek; hem yöneticilerin Yalın Dönüşüm faaliyetlerinin maddi faydasının olmadığı yanılgısına kapılmalarına; hem de yanlış stratejik kararlar alarak yönetim zaafı oluşmasına yol açıyor.

Yalın Maliyet muhasebesi 18. yüzyıldaki kitle üretim mantığına göre kurgulanan maliyet muhasebesi anlayışını kökünden sarsıyor. Daha çok üretmenin maliyetleri düşürdüğü; daha çok stok tutmanın şirketin değerini arttırdığı kabuluyle yola çıkan klasik maliyet muhasebesi halen aktif olarak kullanılıyor olsa da; artık ne yazık ki günümüz dünyasının çevik ve yalın üretim koşullarına istenilen cevabı vermekte biraz aciz kalıyor.

Yalın Muhasebe’nin ilk temsilcileri Maskell ve Baggaley‘in dediği gibi: “Standart maliyetlemede kullanılan temel performans ölçütleri üretim işçilerinin kişisel verimlilikleri, makine ve donanımın kullanımı ve her ay üretime yüklenen genel üretim giderlerinin miktarıdır. Üretim müdürleri, nezaretçiler ve operatörler açısından bu ölçütlerle iyi sonuçlar göstermenin en iyi yolu yüksek miktarlarda üretim ve stok yapmaktır.”

Durum böyle olunca, müşteri isteklerine göre üretim yapan; model dönüş süresini kısaltma, stoklarını azaltma peşinde olan işletmelerde halen parti üretimini savunan ve bu şekilde stokların artmasını iyi bir şey olarak gören bir maliyet muhasebesinin ne işi var? diye sormadan edemiyor insan.

DEĞER AKIŞ MALİYETLEME – VSC

Yalın Dönüşüm’ün başlangıcında Değer Akışlarına odaklanıyoruz ve değer akışını iyileştirmeye çalışıyoruz. Peki neden maliyet yapımızı değer akışları bazında analiz etmiyoruz?

Değer Akış Maliyetleme (VSC) çalışmaları işte tam da bunun için var. VSC, maliyetlerin bir başka yere değil, harcama kararının verildiği yere atanması yoluyla şirketteki herkese harcamaların kök nedenlerini analiz edebileceği ve bunu yönetime kolayca anlatabileceği bir sistem sunuyor. (Katko, 2014)

İyileştirmelerini değer akışları bazında planlayan ve yöneten bir işletmede, maliyetleri ve kazanımların hesaplamalarını da değer akışları bazında yapmaktan daha doğal ne olabilir?

Practical Lean Accounting kitabının yazarı Maskell’in de dediği gibi “Bir yalın örgütün; değer akışına odaklanan, basit ve kullanımı kolay, kullanılabilir değer akış performans ölçüleri sağlayan, kayıt ve genel gider hesaplama ihtiyacını ortadan kaldıran, herkes tarafından açıkça anlaşılabilir bir maliyet muhasebesi sürecine ihtiyacı var.” (Maskell, Baggaley, 2004: 135, 136)

KAZANÇ MI KAZANIM MI?

Hazır yeri gelmişken şu iki kelimenin arasındaki anlam kargaşasına da bir açıklık getireyim. Kaizen “kazanç“ları olarak hesapladığınız TL veya $ değerleri, aslında anlık heyecanlar yaratan ve bilançoda hiçbir zaman tam olarak varlık gösteremeyen “kazanımlar“dan ibaret. Neden mi?

Çünkü VSC olmaksızın Yalın Dönüşüm’deki iyileştirmelerin (Kaizenlerin) nereye ne fayda getirdiğini tam olarak ölçmek neredeyse imkansız. Bir ekipmanda kısalttığınız setup süresinin veya bir ürün grubunda azalttığınız kalite hatalarının ve bunun gibi birçok iyileştirme faaliyetinin gerçek anlamda işletmeye ne kadarlık bir kazanım sağladığını ancak yıl sonundaki bilançolardan tahmin etmeye çalışıyoruz.

Tahmin etmeye çalışıyoruz diyorum; çünkü Yalın veya TPM faaliyetleri kapsamında yaptığınız iyileştirmelerin yanında diğer tüm faaliyetlerin olumlu veya olumsuz yansımaları da bu bilanço içinde olduğu için, ya yapılan çalışmalar beklenenden çok daha fazla fayda getirmiş gibi görünüyor; ya da aslında fayda sağlamış bile olsa yönetimin bazı stratejik kararından (stoğa malzeme satın alma, fasona iş yaptırma, yeni yatırım kararları vs.) ötürü görülemez hale geliyor. Gelir ve giderler tablosu ne kadar paçal olarak düzenlenirse maliyetlerin ve yapılan iyileştirmelerin kırılımını görmek de bir o kadar imkansız oluyor.

BİR ÖRNEK VAKA…

Diyelim bir ev aldınız ve evinizdeki ısı kayıpları çok fazla olduğu için (pencerelerdeki kaçaklar, yalıtımsızlık, peteklerin bozuk olması vs.) evdeki ısıyı koruyamıyorsunuz. Sonra birileri geliyor (burada o kişi ben oluyorum 🙂 ) ve diyor ki bu ısı kayıplarını ortadan kaldırmamız lazım. Sonrasında birlikte petekleri onarıyoruz, yalıtımı güçlendiriyoruz, pencerelere slikon çekiyoruz ve tüm bu masraflardan sonra ısı kayıplarını önlüyoruz. Sonra sıra geliyor kazanımları hesaplamaya. İşte tam o sırada apartman yöneticisi (muhasebe yöneticiniz) kapınızı çalıyor ve diyor ki: “Apartmanın aidatı bu ay 150 TL değil, 250 TL oldu.” Doğal olarak siz de “neden?” diye sorunca o da şöyle cevap veriyor. “Havalar soğudu, diğer daireler çok üşüdü, çok daha fazla yakıt kullandık, kapıcının aidatına zam yaptık, asansör de bozuldu onun tamir masrafını da tüm dairelere eşit olarak dağıttık, haliyle bu ay 100 TL fazla ödeyeceksiniz.”

Burada benim yüzüme bakıp “hani kayıplarımızı azaltacaktın be adam! Maliyetim aksine arttı, yaptığın çalışmalar hiçbir işe yaramadı!” mı dersiniz; yoksa apartman yöneticinize dönüp “Ben maliyet kalemlerimi yapılan iyileştirme kanalları (yani değer akışları) boyunca yapmadığım için ne kadar iyileştiğimi göremiyorum, bu aidat hesaplamada bir adaletsizlik var; ben dairemin kayıplarımı giderdim, diğer dairelerin kayıplarını neden bana giydiriyorsunuz?” mu dersiniz?

CEVAP

Vakanın cevabı bu hikaye nezdinde çok basit görünebilir; ancak işletmelerde maliyet muhasebesi halen apartman yönetimi kafasında ilerlediği için Yalın’ın kazanımları da arada kaynayıveriyor. İyileştirmeye odaklandığınız değer akışı özelinde izlemediğiniz maliyet ve kazanımlar dönem sonunda sizi bacağınızdan asabiliyor ve Yalın’ı “hiç bir işe yaramamış” olarak ilan edebiliyor.

Muhasebe kelimesini duyunca yazıyı okumayı bıraktınız mı bilmiyorum; ama bir kere daha söylüyorum: Bu konu hepimizi belki en az şu ana kadar yaptıklarımızdan çok daha fazla ilgilendiriyor. Yönetimi ikna etmeniz buna bağlı!

İlerleyen haftalarda bu konu hakkında yazmaya devam edeceğim. Şimdiden detay bilgi isteyenler benimle irtibata geçebilirler.

Sevgiler

Can Yükselen