5S ile Direnişleri Kırmanın 6 Kuralı

Sakın kimse inkar etmesin; 5S, ne kadar basit gözükürse gözüksün uygulanması ve sürdürülebilirliği bir o kadar zor olan bir Yalın Araç.  5S algı itibariyle “bebek işi” olarak tabir edilen ve önemsenmeyen, önemsenmediği için de angarya olarak görüldü bugüne kadar. Ve belki de her 10 firmanın 8’inde başarısızlıkla sonuçlandı. Ondan sonra “biz daha 5S’te havlu attık Yalın’ın geri kalanını nasıl yapalım!” rehavetleriyle birçok Yalın Dönüşüm yolculuğu daha ilk kilometreyi kat etmeden sona erdi. Peki nedir bu 5S’in çektiği arkadaş, neden bu kadar küçümseniyor, neden desteklenmiyor ve en önemlisi NEDEN SAHİPLENİLMİYOR?

Gelin baştan aşağı ele alalım ve 5S nedir ne değildir’i bir kere daha gözden geçirelim ve kulağımıza küpe olacak 6 altın düsturu burada bir kere daha yazıverelim.

1) 5S BİR TERTİP DÜZEN VE TEMİZLİK DEĞİLDİR

5S kısaca bu şekilde anılsa da bu anlatılanlar 5S’in ilk 3 sütunundan ibarettir. Disiplin ve Standardizasyon (Süreklilik) sütunları olmayan bir 5S geriye dönüşe mahkumdur. Doğru tanım “Standart (sürekli) şekilde uygulanan disipline edilmiş tertip, düzen, temizlik faaliyetleri” olmalıdır. Olaya basit bir temizlik işi olarak bakıldığında 5S faaliyetleri ister istemez başarısızlıkla sonuçlanmakta; hele ki erkek çalışanların yoğun olduğu üretim ortamlarında ise hepten kulak arkası yapılmaktadır. 5S’teki en kritik konu disiplini sağlamaktır. Bu da kendi kendini denetleyen sistemler kurmaktan geçer. Kendi kendini denetleyen sistemler problemlerin ortaya çıkmasını sağlayacak STANDARTlardır. Dolayısıyla standartları belirlemeden DİSİPLİN beklemek olmayacak duaya amin demektir.

Hazır Cevap: Standartları belirlemeden disiplin sağlamaya kalkmayın, standartlar olmadan temizliğe de tertip düzene de başlamayın!

2) 5S OFİSİ YA DA SAHAYI ASKERİ DİSİPLİNE SOKMAK DA DEĞİLDİR

Standartlarla disiplin sağlamak derken herkesi askeri hizaya sokmaktan bahsetmiyoruz elbet. Buradaki standardizasyon problemleri ortaya çıkaracak ve dolayısıyla iyileştirme fırsatlarını sizlere gösterecek olan yapılardır. Standartları sakın sadece formlar çizelgeler olarak düşünmeyin. Standartlar, yere çizilen bir çizgi, ekipmanı tanımlayan bir etiket, duvardaki bir uyarı metni olabilir. Askeri disiplin derken ikinci bir konu da; disiplini sağlamak için yapılan denetim ve teftişlerin dozajında bırakılmasıdır. Çalışanların davranışları teftiş esnasında denetlenen ve denetleyen psikolojisine büründükleri için bir anda değişir. Denetlenen, ayıbını örtmeye çalışan bir er psikolojisine bürünürken; denetleyen de onun açıklarını bulmaya çalışan bir komutan-çavuş gibi davrandığında 5S faaliyetleri sessiz ve derinden bir ayak diremeye maruz kalır. Herkes olgun insanlar olduğundan kavga çıkmaz ancak bu pasif direniş verilen aksiyonların tamamlanmamasıyla sonuçlanır. Böylece 5S faaliyetleri sona erer. Buradaki kritik nokta; denetleyenin de denetlenenin de sistemi geliştirmek, iyileştirmek için çaba sarfeden organizasyonun bir parçası olduğunu hissetmekten geçer.

Hazır Cevap: Denetleme sistematiğinizi düzgün kurmazsanız ve denetleyenleri uyarmazsanız bu iş yürümez!

3) 5S PROBLEMLERİ ORTAYA ÇIKARMAKTIR

Problemler her zaman ya bir sıkıntı unsuru ya da bir olumsuzluk olarak algılanır. Yalın terminolojide ise problem iyileştirme fırsatlarını bize gösteren unsurlardır. Probleme bu bakış açısıyla yaklaşıldığında ne standartlar göze batar ne de 5S denetimi esnasında ortaya çıkan bir eksik ya da hata moralinizi bozar. Denetleyen kişinin sorması gereken soru, “Burada senin 5S performansını düşüren ve birlikte iyileştirebileceğimiz problem noktalarını belirleyebilir miyiz?” olmalıdır. Denetleyen de “Bu denetimde ben olabildiğince problem noktası ortaya çıkarıp çalışma koşullarımı nasıl daha iyi hale getirebilirim!” olmalıdır. Unutmayın Taiichi Ohno’nun da dediği gibi; “Problem yoksa problem çoktur!” Tüm çalışanlar mevcut çalışma düzenindeki problemleri ortaya çıkarıp bunları ortadan kaldırarak daha iyi ve rahat bir çalışma ortamı yaratmak için çabalarlar.

Hazır Cevap: Denetleyen kişiler kendi kimliklerini kaybetmeden, denetlenenler de çalışma ortamını iyileştrme üzerine çabaladıklarını akıllarından çıkarmadan hareket etmelidir.

4) 5S BİR KÜLTÜR YARATMAKTIR

Ancak kültür ortamı oluştuğu zaman problemleri ortaya çıkarmak için etrafı didikleyen denetçiler yerine kendi kendilerini denetleyip problemleri ortaya çıkaran çalışanlarla karşılaşırsınız. Motivasyonel figürler koymayı da unutmamalısınız. Sadece denetimle 5S’in disiplinini sağlayamazsınız. Takdir tanıma sistematiği ile entegre edilmiş bir 5S’in sahiplenilmesi elbette daha olasıdır. Takdir tanıma derken parayla motivasyondan bahsetmiyorum. Benim kastettiğim 5S ekiplerini-bölge çalışanlarını motive edecek tüm unsurlar, organizasyonlar, yarışmalar, ödüller, hediyeler… Bunun nasıl sağlanacağını insan kaynakları departmanları benden çok daha iyi biliyor.

Hazır Cevap: Askeri disiplinden uzak durun, motivasyonel unsurlar bulun!

5) 5S 5 ADIM DEĞİL 5 SÜTUNDUR

5S konusunda yapılan en büyük hatalardan biri de 5S’i adım adım uygulanan bir yapı olarak düşünmektir. 5S bir Otonom Bakım veya Kobetsu Kaizen faaliyeti gibi adım adım ilerleyen bir yapı değildir. İşletmenin ya da bölgelerin bütününde yürüyen bir yapı kurmazsanız, pilot bölgelerle 5S’i yürütmeye çalışıranız işletme içinde yaratacağınız “şirin vaha”lardan öteye çıkamazsınız. Fabrikanın bir bölümünde 2. adım diğer kısmında 3. adım ve bazı kısımlarında ise 5. Adımda olduğunu söyleyen bir işletmede bütünsel disiplini, standardizasyonu nasıl sağlarsınız? Yayılımı nasıl kontrol eder; şirket kültürünü nasıl yerleştirebilirsiniz?

Hazır Cevap: Adımlardan sütunlara geçin, bütünsel ilerlemeyen 5S’in geriye gideceğinden adınız gibi emin olun!

6) 5S YALIN DÖNÜŞÜM’ÜN BAŞARISININ İLK HABERCİSİDİR

5S olmadan, görsel fabrika, otonom bakım iş standartları, iş kazaları azaltma imkansız.

5S faaliyetleri sahada yapacağınız bir çok çalışma için temel oluşturacak unsurları da içinde barındırır. Standardizasyon faaliyetleri ve disipliner unsurların yeşermeye başladığı bir işletmede otonom bakım faaliyetlerini yürütmek de kolaylaşır, görsel fabrika unsurları ile çalışanların motivasyonlarını arttırmak da… 5S’i hakkını vererk yaptığınızda iş kazalarının, kalitesiz üretimin, arızaların azalacağından şüpheniz bile olmasın! Burada Değer Akış Haritalama-VSM çalışmaları mı Hoshin Kanri mi yoksa 5S mi önce başlamalı diye soranlar olabilir.  Saha irtibatını sağlıklı hale getirmek ve motivasyonu ayağa kaldırmak için 5S faaliyetlerini başlatmak faydalı olabilir. Ancak bu kesinlikle, 5S faaliyeti olmadan ne VSM yapılır ne de Hoshin çalışmaları yürütülür bu demek değildir.

Hazır Cevap: Çalışan motivasyonunu arttırmak ve Yalın’a hızlı giriş yapmak için 5S’ten faydalanın.

• Not: Eğer hala “Basit bir 5S faaliyeti benim arızalarımı, kalite hatalarımı iş kazalarımı nasıl azaltır; çalışan motviasyonumu nasıl arttırır?” diye soranlara yazıyı en başından tekrar okumasını tavsiye ediyorum.

Sevgiler

Can Yükselen